Cómo organizar un torneo de golf para recaudar fondos
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Independientemente de su nivel de experiencia, la planificación de un torneo de golf con éxito no tiene por qué ser difícil ni requerir mucho tiempo. Desde una simple salida de golf hasta un evento benéfico más complejo, esta guía de planificación de torneos de golf le orientará para que su evento sea un gran éxito.
Dado que el proceso de planificación de un evento puede resultar a menudo abrumador, este manual ofrece una visión general de cómo planificar un torneo de golf de principio a fin. Desde la lluvia de ideas hasta la redacción de notas de agradecimiento a los participantes y voluntarios, cubriremos los principales componentes de la planificación de un torneo de golf para ayudarle a orientarse en la dirección correcta.
La planificación de un evento exitoso requiere una cuidadosa reflexión, y los torneos de golf no son una excepción. Es fácil empantanarse con la ingeniería de los detalles específicos del evento, por lo que hemos desglosado los componentes básicos individualmente:
La organización de los detalles del día del evento es un componente importante para asegurarse de que su torneo de golf se desarrolle sin problemas. Por lo general, hay bastantes aspectos logísticos que deben tenerse en cuenta a la hora de planificar un evento. Aunque esta lista no pretende ser exhaustiva, ofrece una orientación de alto nivel que todos los planificadores de torneos encontrarán útil:
Contabilidad del torneo de golf benéfico
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Los torneos de golf para recaudar fondos -especialmente la popular combinación de un torneo de golf y una subasta silenciosa- suelen ser eventos muy rentables para las organizaciones sin ánimo de lucro. ¿A quién no le gusta un partido de golf en el que el premio por ganar es saber que se ha ayudado a una buena causa?
Establecer objetivos con cifras concretas es una buena manera de hacer que su equipo de recaudación de fondos se responsabilice de alcanzar esos objetivos. Los números también ayudan a informar al resto de su estrategia de planificación; después de todo, usted comercializaría su recaudación de fondos para el golf de manera muy diferente si quiere que acuda un gran número de personas que si busca un número específico de donaciones importantes.
Para una recaudación de fondos a través del golf, vas a necesitar un lugar especializado: un campo de golf. Si alguno de los miembros de su junta directiva o de su personal es socio de un club de golf local, debería pedirle que se ponga en contacto con él en nombre de su organización.
¿Cuánto cuesta organizar un torneo de golf?
El presupuesto es siempre la prueba de la realidad. El ámbito y el alcance del torneo de golf se decidirán en función de su presupuesto. Para ello, haga un análisis de costes de las diferentes opciones disponibles. Recuerde su objetivo general al tomar estas decisiones. ¿Qué es lo que hay que hacer para lograr su propósito?
La clave es no excederse ni quedarse corto. Si es el primer torneo de golf que organiza, es mejor que sea prudente en sus gastos. La comida, las bebidas, los premios y el lugar de celebración definen el tipo de evento que será. A veces, algunos “patrocinadores de suscripción” pueden sugerir el tipo de evento y financiar los costes clave si el evento les representa bien.
Los patrocinadores son una gran ayuda para cubrir los costes y contribuir a los objetivos benéficos. Las cuotas de inscripción, a menos que sean extremadamente altas, no suelen cubrir todos los costes de su evento. Por lo tanto, aunque organice un torneo centrado en la diversión más que en un evento benéfico (¡y divertido!), es posible que necesite contar con algunos patrocinadores. Obviamente, cuanto más dinero espere recaudar, más patrocinadores y mayores donaciones de los patrocinadores lograrán este objetivo.
Plantilla de planificación de un torneo de golf
¿Le han encargado recientemente la organización de un torneo de golf? Tal vez usted, o alguien que conoce, tenga la responsabilidad de organizar, promover y ejecutar el próximo “gran” torneo de golf en su comunidad.
Tanto si es la primera vez que organiza un torneo como si ha organizado con éxito muchos torneos anteriormente, hay que tener en cuenta algunas cosas que hay que hacer y que no hay que hacer antes del primer golpe de salida del día del torneo.
Antes de empezar a organizar cualquier aspecto de este torneo, reúna un equipo de personas con ideas afines a las suyas. Asegúrese de que todos los miembros del personal del torneo estén bien informados sobre sus tareas específicas y celebre reuniones periódicas para actualizar el progreso general del torneo. Elige a personas que sean buenas en las cosas específicas que harán que el torneo sea un éxito. Por ejemplo, es posible que haya un miembro de la cámara de comercio local que sea ideal para ponerse en contacto con las empresas de la zona para obtener paquetes de patrocinio.
Además, si sabes de algún torneo reciente que haya sido un gran éxito, pregunta quién lo organizó y ponte en contacto con él para que te dé buenos consejos sobre la organización del torneo.